Politique de confidentialité de la Fondation Jeunesse, J’écoute

La Fondation est un organisme de bienfaisance enregistré créé pour soutenir les activités de collecte de fonds de Jeunesse, J’écoute (JJE). Nous collaborons afin de garantir que les services numériques essentiels de santé mentale et de soutien en situation de crise restent accessibles aux jeunes de tout le Canada.

La Fondation et JJE fonctionnent selon un modèle de gouvernance collaborative des données, dans lequel chaque organisation peut agir en tant que responsable du traitement des données ou sous-traitant, selon l’activité de traitement concernée :

Lorsque la Fondation agit en tant que responsable du traitement

Pour certaines activités, la Fondation détermine de manière indépendante les finalités et les moyens du traitement des renseignements personnels :

Activités de collecte de fonds directes :

• Sollicitation et fidélisation des donateur·rice·s de dons majeurs
• Campagnes de collecte de fonds initiées par la Fondation
• Relations directes avec les donateur·rice·s et développement de ces relations
• Événements et galas de la Fondation
• Programmes de dons planifiés gérés par la Fondation
• Gestion des bénévoles de la Fondation
• Infolettres et communications propres à la Fondation

Responsabilités de la Fondation en tant que responsable du traitement :

• Détermine les finalités et le fondement juridique du traitement
• Assume la responsabilité légale des décisions relatives à la protection des données
• Répond aux demandes des personnes concernant leurs droits en matière de vie privée
• Prend les décisions relatives à la conservation, à la suppression et à la communication des données
• Veille à la conformité avec les lois sur la protection de la vie privée
• Réalise des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les initiatives de la Fondation

Rôle de JJE en tant que sous-traitant (le cas échéant) :

• Traite les renseignements selon les instructions documentées de la Fondation
• Fournit du soutien technique et des services partagés
• Assure la sécurité des systèmes partagés
• Signale les incidents à la Fondation
• Restitue ou détruit les données selon les directives reçues

Lorsque JJE agit en tant que responsable du traitement

JJE détermine les finalités et les moyens du traitement pour les activités suivantes :

Collecte de fonds liée aux services :

• Collecte de fonds directement liée à la prestation de services
• Communications intégrées destinées aux donateur·rice·s et aux utilisateur·rice·s de services
• Campagnes à l’échelle de l’organisation
• Renseignements sur les donateur·rice·s recueillis par l’entremise des canaux de JJE
• Partenariats avec les entreprises gérés par JJE

Responsabilités de JJE à titre de responsable du traitement :

• Détermine les finalités et le fondement juridique du traitement
• Assume la responsabilité légale des décisions relatives à la protection des données
• Coordonne les réponses aux demandes relatives aux droits en matière de vie privée
• Prend les décisions relatives à la conservation et à la communication des données
• Veille à la conformité globale avec les lois sur la protection de la vie privée
• Gère et documente l’ensemble des données des employé·e·s

Rôle de la Fondation en tant que sous-traitant (le cas échéant) :

• Traite les renseignements selon les instructions documentées de JJE
• Met en œuvre des mesures de sécurité appropriées
• Préserve la confidentialité et forme son personnel
• Signale les incidents de sécurité à JJE
• Collabore aux audits et aux évaluations

Ententes de responsabilité conjointe

Pour certaines activités, la Fondation et JJE agissent à titre de responsables conjoints du traitement :

Les activités conjointes comprennent :

• Les campagnes de collecte de fonds intégrées
• Les bases de données de donateur·rice·s et les systèmes de GRC (gestion de la relation client) partagés
• Les événements interorganisationnels
• Les programmes de fidélisation combinés
• Les demandes de subvention conjointes

Responsabilités des responsables conjoints du traitement

• Déterminer conjointement les finalités et les moyens du traitement
• Partager la responsabilité de la conformité
• Coordonner le traitement des demandes relatives aux droits en matière de vie privée
• Maintenir une répartition claire des responsabilités
• Assurer une protection uniforme de la vie privée

Ententes de gouvernance des données

• Toutes les relations de traitement des données entre la Fondation et JJE sont régies par les ententes suivantes :
• Une entente exhaustive de protection des données
• Des ententes de responsabilité conjointe (le cas échéant)
• Des protocoles d’échange de données
• Des procédures de sécurité et d’intervention en cas d’incident
• Une matrice de répartition claire des responsabilités

Portée et renseignements recueillis

À qui s’applique la présente politique

• Donateur·rice·s : donateur·rice·s individuel·le·s, entreprises donatrices, donateur·rice·s de dons majeurs, participant·e·s aux programmes de dons planifiés et personnes effectuant des dons commémoratifs ou en hommage
• Bénévoles : bénévoles de la Fondation, bénévoles d’événements, bénévoles de campagnes, membres de comités et membres du conseil d’administration
• Participant·e·s aux événements : personnes assistant aux événements de collecte de fonds, participant·e·s aux ateliers, conférencier·ère·s et fournisseurs
• Utilisateur·rice·s numériques : visiteur·euse·s du site Web, abonné·e·s à l’infolettre, abonné·e·s aux réseaux sociaux et donateur·rice·s en ligne
• Partenaires d’affaires : commanditaires, entreprises partenaires, participant·e·s aux programmes de dons des employé·e·s et personnes-ressources des fournisseurs
• Employé·e·s et entrepreneur·e·s indépendant·e·s : employé·e·s de la Fondation, entrepreneur·e·s indépendant·e·s, consultant·e·s et personnel temporaire

Types de renseignements recueillis

Renseignements sur les donateur·rice·s :

• Coordonnées : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel
• Renseignements sur les dons : montants, modes de paiement, fréquence, préférences d’affectation
• Préférences en matière de communication et de reconnaissance
• Historique de participation aux événements et aux activités de bénévolat
• Renseignements issus de l’évaluation de la capacité financière et philanthropique (la Fondation agissant à titre de responsable du traitement)

Participant·e·s aux événements :

• Renseignements d’inscription, y compris les besoins en matière d’accessibilité et les restrictions alimentaires
• Renseignements de paiement pour les événements et les activités
• Consentement à l’utilisation de photographies et de contenu médiatique à des fins promotionnelles
• Commentaires et réponses aux évaluations

Visiteur·euse·s du site Web :

• Renseignements techniques : adresse IP, type de navigateur, renseignements sur l’appareil
• Données d’utilisation : pages consultées, habitudes de navigation, sources de référence
• Témoins et technologies de suivi, tel que décrit dans notre politique relative aux témoins

Partenaires d’affaires :

• Coordonnées professionnelles et renseignements sur les décideur·euse·s
• Ententes de partenariat et dossiers de collaboration
• Participation des employé·e·s et des bénévoles aux campagnes de dons et aux événements
• Préférences en matière de reconnaissance et de fidélisation
• Renseignements sur les employé·e·s et les bénévoles

Utilisation de vos renseignements

Finalités principales

Le responsable du traitement propre à chaque finalité détermine le fondement juridique et les paramètres du traitement :

Traitement des dons et fidélisation :

• Traitement des dons et envoi d’accusés de réception (responsable du traitement : la Fondation ou JJE, selon le canal de don)
• Émission de reçus fiscaux officiels (responsable du traitement : la Fondation pour les dons directs)
• Gestion des programmes de dons récurrents et des promesses de dons; envoi de messages de remerciement et de mises à jour sur l’impact des dons
• Reconnaissance des donateur·rice·s (avec consentement)

Activités de collecte de fonds :

• Organisation et gestion d’événements et de campagnes de collecte de fonds (responsable du traitement : l’organisation responsable de l’activité concernée)
• Élaboration de stratégies de collecte de fonds ciblées
• Réalisation de recherches sur les donateur·rice·s et évaluation de leur capacité (responsable du traitement : la Fondation pour les dons majeurs)
• Analyse des habitudes de don afin d’améliorer l’efficacité de la collecte de fonds
• Coordination des activités et de la mobilisation des bénévoles
• Pour soutenir sa collecte de fonds, JJE peut analyser les renseignements sur les donateur·rice·s et les sympathisant·e·s afin de :
  • Comprendre les habitudes de don et produire des rapports agrégés
  • Segmenter les données afin d’offrir des communications pertinentes
  • Utiliser la modélisation prédictive pour améliorer l’efficacité de la collecte de fonds
• Toutes ces activités sont conformes à la LPRPDE, aux exigences de l’ARC et à la LCAP. Nous pouvons utiliser des plateformes de tiers (potentiellement situées à l’extérieur du Canada) encadrées par des contrats de sécurité, mais les données peuvent être assujetties aux lois locales. Nous respecterons toujours les demandes d’anonymat et proposerons des options claires pour se retirer des communications et des analyses.

Communication et mobilisation :

• Envoi d’infolettres, de mises à jour et de renseignements sur les programmes (responsable du traitement : l’organisation expéditrice)
• Réalisation de sondages et collecte de commentaires
• Offre d’occasions de bénévolat et de mobilisation communautaire
• Diffusion de témoignages de réussite et de rapports d’impact

Analyses et amélioration :

• Analyse des habitudes de don et de l’efficacité des campagnes (responsables conjoints du traitement pour les données partagées)
• Amélioration de l’expérience des donateur·rice·s et des stratégies de communication
• Amélioration des fonctionnalités du site Web et de l’expérience utilisateur
• Mesure du rendement de la collecte de fonds et du rendement du capital investi

Fondement juridique du traitement

Le responsable du traitement applicable détermine le fondement juridique du traitement, qui comprend :

• Le consentement : pour les communications de marketing et certaines utilisations particulières
• Les intérêts légitimes : pour les activités de collecte de fonds soutenant notre mission de bienfaisance
• La nécessité contractuelle : pour le traitement des dons et l’émission des reçus fiscaux
• Les obligations légales : pour la conformité avec la réglementation applicable aux organismes de bienfaisance et les exigences fiscales

Communication et divulgation des renseignements

Échange de renseignements entre la Fondation et JJE

L’échange de renseignements entre la Fondation et JJE s’effectue selon trois cadres :

Responsable du traitement à sous-traitant : lorsqu’une organisation traite des données pour le compte de l’autre selon des instructions documentées

Entente de responsabilité conjointe : lorsque les deux organisations déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement

Responsable du traitement à responsable du traitement : lorsque les organisations échangent des renseignements à titre de responsables indépendants à des fins compatibles

Tout échange est régi par des ententes de protection des données appropriées garantissant :

• Une répartition claire des responsabilités
• Des mesures de sécurité appropriées
• Des finalités et des limites définies
• Une coordination des interventions en cas d’incident
• La gestion des droits en matière de vie privée

Fournisseurs de services tiers

Nous communiquons des renseignements à des fournisseurs de services de confiance qui nous assistent dans les domaines suivants :

• Traitement des paiements et systèmes de gestion des donateur·rice·s
• Plateformes de marketing par courriel et de communication
• Systèmes de gestion d’événements et d’inscription
• Hébergement du site Web et services d’analyse
• Services professionnels (comptabilité, services juridiques, consultation)

Tous les fournisseurs de services sont contractuellement tenus de :

• Traiter les renseignements uniquement aux fins précisées
• Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées
• Préserver la confidentialité et former leur personnel
• Signaler immédiatement tout incident de sécurité
• Restituer ou détruire les données à la fin du contrat

Autres divulgations

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels lorsque :

• La loi ou une procédure judiciaire l’exige
• Cela est nécessaire pour protéger les droits et la sécurité des personnes
• Les donateur·rice·s ont autorisé la location de listes avec d’autres organismes de bienfaisance enregistrés
• Il s’agit de données agrégées et dépersonnalisées à des fins de rapport et de recherche (ensemble de données comptant au moins 100 personnes)
• Il s’agit du traitement des avantages sociaux des employé·e·s par l’entremise de fournisseurs externes

Traitement géographique

Les renseignements personnels sont principalement traités et stockés au Canada. Tout traitement à l’extérieur du Canada exige :

• Une évaluation des risques par le responsable du traitement concerné
• La mise en œuvre de mesures de protection renforcées
• Une documentation claire des transferts
• Des protections contractuelles appropriées

Conservation et destruction des données

Les périodes de conservation sont déterminées par le responsable du traitement concerné selon les paramètres suivants :

La Fondation à titre de responsable du traitement :

• Dossiers des donateur·rice·s de dons majeurs : durée de la relation, plus 10 ans
• Renseignements relatifs aux événements de la Fondation : 7 ans après l’événement
• Dossiers des bénévoles de la Fondation : durée du service, plus 3 ans
• Communications propres à la Fondation : jusqu’au retrait du consentement

JJE à titre de responsable du traitement :

• Dossiers des donateur·rice·s liés aux services : conformément à la politique de conservation des données de la Fondation JJE
• Données des campagnes intégrées : conformément à la politique de conservation des données de la Fondation JJE
• Dossiers et renseignements des employé·e·s de la Fondation JJE

Activités relevant de la responsabilité conjointe :

• Périodes de conservation déterminées conjointement et documentées dans les ententes
• Minimum de 7 ans pour les documents financiers, conformément à la réglementation canadienne applicable aux organismes de bienfaisance

Destruction sécurisée : les deux organisations appliquent des procédures de destruction sécurisée des renseignements physiques et numériques, y compris le déchiquetage croisé des documents et des normes de suppression sécurisée pour les données numériques.

Vos droits en matière de vie privée

Vous pouvez exercer vos droits en la matière en contactant le responsable de traitement approprié ou l’une des organisations suivantes, qui coordonnera la réponse :

Vos droits comprennent :

• Accès : demander l’accès à vos renseignements personnels
• Correction : demander la correction de renseignements inexacts ou incomplets
• Retrait du consentement : retirer votre consentement aux communications marketing
• Retrait : vous désabonner des communications et de la location de listes de donateur·rice·s
• Suppression : demander la suppression de vos renseignements (sous réserve des exigences légales)
• Portabilité : demander le transfert de vos renseignements dans un format lisible par machine
• Plaintes : déposer une plainte concernant les pratiques en matière de protection de la vie privée

Comment exercer vos droits

Pour les données relevant de la Fondation :

Fondation Jeunesse, J’écoute
439, avenue University, bureau 300, Toronto (Ontario) M5G 1Y8
Courriel : [email protected]
Téléphone: 1-800-268-3062

Pour les données relevant de JJE :

Jeunesse, J’écoute
439, avenue University, bureau 300, Toronto (Ontario) M5G 1Y8
Courriel : [email protected]
Téléphone: 1-800-268-3062

Pour les activités relevant de la responsabilité conjointe :
Communiquez avec l’une ou l’autre de ces organisations — nous coordonnerons la réponse

Délai de réponse : les demandes relatives aux droits en matière de vie privée seront traitées dans un délai de 30 jours. Pour les activités relevant de la responsabilité conjointe, les deux organisations coordonneront leurs efforts afin d’assurer une réponse rapide.

Mesures de sécurité

Les deux organisations mettent en œuvre des mesures de sécurité exhaustives :

Mesures administratives

• Formation sur la protection de la vie privée pour l’ensemble du personnel et des bénévoles
• Ententes de confidentialité pour tout le personnel
• Révision et mise à jour régulières des politiques de confidentialité
• Procédures coordonnées d’intervention en cas d’incident
• Contrôles d’accès fondés sur les rôles

Mesures techniques

• Chiffrement des données lors de leur transmission et de leur stockage
• Systèmes de traitement des paiements sécurisés (conformes à la norme PCI DSS)
• Évaluations et mises à jour régulières de la sécurité
• Pare-feu avancés et systèmes de détection des intrusions
• Procédures sécurisées de sauvegarde et de reprise après sinistre

Mesures physiques

• Stockage sécurisé avec systèmes de classement verrouillés
• Accès restreint aux installations
• Politiques de bureau rangé et d’écran verrouillé
• Procédures d’élimination sécurisée
• Mesures de protection environnementale

Témoins et protection de la vie privée sur le site Web

Le site Web de chaque organisation utilise des témoins et des technologies de suivi pour :

Activer les fonctionnalités essentielles du site Web

Analyser l’utilisation du site Web et améliorer son rendement

Personnaliser l’expérience utilisateur et le contenu

Mesurer l’efficacité des campagnes de collecte de fonds

Gestion des témoins : gestion granulaire du consentement permettant de choisir les types de témoins, modifiable par l’entremise des centres de préférences de chaque site Web.

Analyses par des tiers : analyses respectueuses de la vie privée fondées sur des techniques de minimisation et d’anonymisation des données.

Intervention en cas d’atteinte à la vie privée et gestion des incidents

Détection des incidents

Les deux organisations maintiennent des systèmes de surveillance permettant de détecter les incidents de sécurité potentiels au moyen :

• D’alertes de sécurité automatisées
• De procédures de signalement par le personnel
• D’évaluations de sécurité régulières
• De notifications d’incidents par les fournisseurs

Procédures d’intervention

Pour les données relevant de la Fondation :

1. Confinement immédiat par l’équipe de sécurité de la Fondation
2. Notification à JJE si des systèmes partagés sont touchés
3. Enquête et détermination de la portée de l’incident
4. Notifications requises aux organismes de réglementation et aux personnes concernées
5. Mesures de remédiation et de prévention

Pour les données relevant de JJE :

1. Intervention conformément à la politique de gestion des incidents et des atteintes de JJE
2. Notification à la Fondation si des systèmes partagés sont touchés
3. Intervention coordonnée pour les activités conjointes

Pour les activités relevant de la responsabilité conjointe :

1. Coordination immédiate entre les équipes responsables de la protection de la vie privée
2. Enquête et intervention conjointes
3. Notifications coordonnées
4. Responsabilités de remédiation partagées

Soutien aux personnes

Des services de soutien appropriés sont offerts aux personnes touchées, y compris une aide en matière de protection de l’identité et de surveillance, si nécessaire.

Gestion des plaintes

Nous traitons les plaintes relatives à la protection de la vie privée dans un délai de 28 jours civils :

Processus

1. Réception et accusé de réception : accusé de réception immédiat accompagné d’un numéro de référence
2. Enquête : enquête approfondie, y compris la collecte d’éléments de preuve
3. Coordination : pour les activités relevant de la responsabilité conjointe, enquête coordonnée
4. Résolution : élaboration et mise en œuvre de mesures correctives
5. Communication : communication claire des conclusions et des mesures prises
6. Appel : processus d’appel interne disponible

Dépôt d’une plainte

Questions relatives à la protection de la vie privée — Fondation :
Courriel : [email protected]
Adresse postale : Responsable de la protection de la vie privée, Fondation Jeunesse, J’écoute
439, avenue University, bureau 300, Toronto (Ontario) M5G 1Y8

Questions relatives à la protection de la vie privée — JJE :
Courriel : [email protected]
Téléphone: 1-800-268-3062

Recours externes

• Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario : www.ipc.on.ca
• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : www.priv.gc.ca

Mises à jour et coordonnées

Mises à jour de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité afin de refléter l’évolution de nos pratiques, des exigences légales ou de notre organisation. Toute modification importante sera communiquée aux parties prenantes, avec une mention claire de la date d’entrée en vigueur.

Coordonnées

Fondation Jeunesse, J’écoute
439, avenue University, bureau 300, Toronto (Ontario) M5G 1Y8
Site Web : khpfoundation.ca
Courriel : [email protected]

Jeunesse, J’écoute
439, avenue University, bureau 300, Toronto (Ontario) M5G 1Y8
Courriel: [email protected]
Téléphone: 1-800-268-3062

Langues : la présente politique de confidentialité est disponible en français et en anglais. Des traductions dans d’autres langues sont disponibles sur demande.

Dernière révision : septembre 2025